English - Email సాంప్రదాయాలు part 1 - Candy #7

కేవలం Email పంపించడమే కాకుండా దాన్ని పంపించడంలో మర్యాదలను(Etiquette) ని కూడా తెలుసుకోవటం తప్పనిసరి. కొన్ని కొన్ని సార్లు Email కి సంబంధించిన పదాలను అర్ధం చేసుకోవడం కూడా కష్టతరం అవుతుంది. అందుకే Email Etiquette అంటూ ఈ పోస్టును కొన్ని భాగాలుగా వ్రాయాలని నిర్ణయించుకున్నాను.

• మొదట Email వ్రాసేటప్పుడు సంభోధన(Salutation) గురించి తెలుసుకుందాం.
• ఎవరికైనా Email వ్రాసేటప్పుడు వారితో మీకు కొద్దిగా పరిచయం ఉన్నా, లేదా ఇదివరకే వారికి మీరు Email పంపించినా వారిని మీరు Hi <Name> అని సంభోధిస్తూ మొదలుపెట్టచ్చు. ఉదాహరణకి Hi Bhaskar, .
• మరి క్రొత్త వ్యక్తులకు గానీ, Professors, teachers, officers కి గానీ email చేసేటప్పుడూ లేదా ఏదైనా అధికారికపూర్వమైన(Official) mail వ్రాసేటప్పుడు ఎటువంటి సంకోచం లేకుండా 'Dear <Name>' అని వ్రాయొచ్చు.  ఉదాహరణకు Dear Prof. Murthy లేదా Dear Shekhar etc. 
• మరి ఒకే email ఒకరికన్నా ఎక్కువ మందికి పంపించాల్సివచ్చినప్పుడు Hi Suresh/Sekhar అని వ్రాయచ్చు. మరీ ఎక్కువమంది recipients ఉంటే Hi All, అంటూ మొదలు పెట్టవచ్చు. 
• Email పూర్తయ్యాక చాలామంది Signature ని neglect చేస్తారు కానీ ఇది కూడా చాల ముఖ్యమైన అంశం. 
• Email పూర్తవ్వగానే

                Thanks & Regards,

                     Chandu
                   అని వ్రాయడం వలన మీకు reply ఇచ్చినప్పుడు మిమ్మల్ని ఎలా సంభోదించాలో వారికి తెలుస్తుంది. అదే విధంగా ఎవరికైన reply ఇచ్చే ముందు వారి signature చూసి దానికి తగ్గట్టుగా salutation use చెయ్యాలి.

• Signatureలో మీ పూర్తి Address మరియు Phone Number కూడా ఉంచుకోవడం professionalism కి చిహ్నం. కాబట్టి వీటిని కూడా include చేసుకోవడం మంచిది. 

Email vocabulary

• Mail trail :  ఒకే విషయానికి సంబంధించి జరిగే కొన్ని emails సంభాషణలని mail trail అని వ్యవహరిస్తారు. ఒకే విషయానికి సంబంధించిన చర్చ అనుకోవచ్చు. 
• FYI: For your information, కేవలం సమాచార నిమిత్తమే అని చెప్పే సందర్భంలో ఈ Acronym వాడుతారు. 
• FYA : For your Action/Attension, మీకు సంబంధించినది, మీరు చెయ్యాల్సిన పని ఉన్నప్పుడూ ఈ Abbreviation వాడుతారు. FYA చూసినప్పుడు మీరు దానిని neglect చెయ్యకూడదని దీని ఉద్దేశ్యం. 
• NNTO : కొన్ని సార్లు Subject lineలో NNTO అని వ్రాయడం గమనించే ఉంటారు. No Need To Open కి shortform. అంటే Email open చేసి చూడాల్సిన అవసరం లేదు, అసలు విషయం ఈ subject title లోనే ఉందనే సందర్భంలో వాడుతారు. 
• EOM : End of the mail దీన్ని కూడా సాధారణంగా subject titleలోనే వాడుతారు, మీరు రాసిన విషయం పూర్తయింది అనే సందర్భంలో దీన్ని వాడుతారు. 
• CC: Corbon copy ఎవరికైనా mail పంపిస్తూ దానిని ఇంకెవరికైన సమాచార నిమిత్తం తెలియజేయాలనుకున్నప్పుడు(Like FYI) cc లో వారిని include చేస్తారు. ఇది కేవలం FYI కాబట్టి వారు response ఇవ్వాల్సిన అవసరం లేదు. కాబట్టి ఎవరినైనా ccలో add చేసి response ఇవ్వలేదేమని అడగరాదు. వారినుంచి ఏదైన reply ఆశిస్తే వారిని ccలో బదులు To లో add చేయ్యాలి. ఈ పదాన్ని english వాడుకలో కూడా వాడుతారు ఉదాహరణకి Chandu కి కూడా inform చెయ్యి అని చెప్పే సందర్భంలో cc to Chandu as well అని వాడుతారు.(ఇది కేవలం email communicationలో మాత్రమే). 
• BCC : Blind Carbon Copy, ఎవరినైనా mailలో include చేసి ఇంకెవ్వరికీ తెలియకూడదు అనుకుంటే bccలో వారిని include చెయ్యచ్చు. bccలో చేసినట్టు వారికి తప్ప ఇంకెవ్వరికీ తెలియదు.  
• PFA : Please find attached,  ఏదైనా documentని గానీ, photoని గానీ, Videoని గానీ Emailలో పంపించాల్సివచ్చినప్పుడు PFA అని వ్రాస్తారు. ఎప్పుడైనా మీరు ఈ Abbreviation చూస్తే దానర్ధం, ఆ mailలో ఏదో attachment ఉందని. చాలామంది Attachment attach చేసిన తరువాత I am attaching,లేదా attaching అని వ్రాస్తారు. అలా కాకుండా Please find attached లేదా PFA అని వ్రాయడం సబబు. 

 సశేషం(To Be Continued)